Suivant les pays et les clubs, des différences existent entre la durée (1 à 2 heures) et la fréquence (1 à 4 fois par mois) des réunions, ainsi que l’ordre dans lequel sont présentées les différentes sessions.
Les clubs Toastmasters se réunissent régulièrement, entre 1 et 4 fois par mois, 11 à 12 mois par an. Les réunions durent entre une et deux heures suivant les clubs.
Le déroulement de la réunion est structuré et les membres jouent différents rôles durant la réunion. La réunion est menée par un président de soirée. Il y a trois temps dans une réunion Toastmasters : les discours préparés, les improvisations et les évaluations.
Les improvisations
Pendant la partie des improvisations, un membre qui a préparé les sujets, appelé le meneur des improvisations, énonce un sujet et appelle quelqu’un au pupitre. L’orateur dispose alors d’une à deux minutes pour improviser sur le sujet donné.
Les discours préparés
Pour les discours, deux, trois ou quelquefois quatre personnes présentent un discours préparé devant les autres membres du club.
Chaque discours est réalisé dans le cadre d’un projet du manuel de base ou des manuels avancés. Chaque discours est à présenter en temps limité (pré-établi) devant l’ensemble des membres. Après avoir prononcé son discours, l’orateur est évalué par un autre membre. Ce retour quasi immédiat lui permet de connaître les points forts qui lui sont reconnus et lui donne des idées sur la façon d’améliorer ses techniques de présentation pour son prochain discours.
Les évaluations
La session d’évaluation permet à tous les participants d’écouter les commentaires et les conseils des évaluateurs sur leur prestation. La session est menée par l’évaluateur général qui appelle l’évaluateur des improvisations qui présente en 3 à 5 minutes ses commentaires sur les improvisations. Ensuite, vient le tour des évaluateurs des discours qui disposent chacun de 2 à 3 minutes. Après l’évaluation des discours, trois membres présentent chacun un rapport sur un point technique. Le grammairien relève les fautes de grammaire, les répétitions, les anglicismes, les barbarismes mais aussi les utilisations intéressantes de la langue. Un autre membre est chargé des hésitations et des gaffes: il compte le nombre de «euh» et signale les entorses au protocole. Enfin, le chronométreur est chargé de faire respecter le temps de chaque intervention. En conclusion de la séance d’évaluation, l’évaluateur général fait un commentaire général sur l’ensemble de la soirée et donne des conseils pour les futures réunions.
Dans de nombreux clubs, les membres votent pour le meilleur orateur, le meilleur improvisateur et le meilleur évaluateur de la réunion. Les lauréats reçoivent un ruban ou bien une coupe qu’ils conservent jusqu’à la réunion suivante.